BAB II
TINJAUAN UMUM

A.	Gambaran Umum Organisasi
Lembaga Pendidikan Kejuruan (LPK) SMILE Yogyakarta  adalah lembaga pendidikan yang didirikan oleh para praktisi dan profesional muda pada tanggal 2 Agustus 1996. LPK SMILE yogyakarta  dipimpin oleh seorang direktur yang sejak berdirinya sampai  saat ini dijabat oleh Agus Triono ,S.E. Dalam usianya yang relatif muda, LPK SMILE Yogyakarta telah eksis pada bidang pendidikan komputer dan bahasa inggris terbukti dengan perkembangannya yang sangat pesat. Pada tahun ke – 3, tepatnya bulan Agustus 1999, LPK SMILE yogyakarta telah berhasil membuka cabang ketiganya. Adapun lokasi kampus LPK SMILE saat ini adalah sebagai berikut :
1.	Kampus pusat, berlokasi di Jl. Prof.Dr.Sardjito no.24 Yogyakarta
2.	Kampus cabang I, berlokasi di Jl. Gayam (Bung Tarjo) no.12 Yogyakarta
3.	Kampus cabang II, berlokasi di Jl. Kapt.P.Tendean no.27 A yogyakarta
4.	Kampus cabang III, berlokasi di Jl. Laksda Adisucipto no.94 A yogyakarta
Perkembangan LPK SMILE sebagai lembaga pendidikan tidak lepas dari komitmen untuk mengabdi pada ilmu pengetahuan dan keahlian yang relevan dengan kebutuhan masyarakat modern saat ini serta dukungan dan kepercayaan masyarakat Yogyakarta dan luar daerah, yang mana dapat diukur  dari jumlah peserta pendidikan dari setiap kampus. Tak kurang dari 250 peserta baru untuk setiap periode pada setiap kampus untuk mengikuti pendidikan intensif komputer dan bahasa inggris.
Program pendidikan yang diselenggarakan terbagi menjadi program pendidikan 3 bulan dan 6 bulan, dengan program studi aplikasi bisnis dan teknik komputer yang mengarah pada pembentukan sumber daya manusia siap kerja berkeahlian relevan dengan dunia usaha. Metode perkuliahannya adalah kuliah teori, praktikum, dan tugas – tugas dengan materi program bersifat aplikasi.
Program diklat  6 bulan diperuntukkan bagi siswa lulusan SMU atau sederajat, sedangkan program diklat  3 bulan diselenggarakan khusus bagi mahasiswa, sarjana, dan yang sudah bekerja. Program diklat ini memiliki banyak keunggulan jika dibandingkan dengan Diploma 1 yang sudah banyak diselenggarakan oleh lembaga pendidikan lain. Dengan keempat kampus yang representatif dan fasilitas yang memadai serta ditunjang dengan staf pengajar profesional, LPK SMILE semakin eksis dalam menjalankan program – programnya sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun struktur organisasi pada LPK SMILE dapat digambarkan sebagai berikut :

Ketua
yayasan

Direktur

Manajer
SMILE I

Manajer
SMILE II

Manajer
SMILE III

Manajer
SMILE Pusat

Staff
SMILE I

Staff
SMILE II

Staff
SMILE III

Staff
SMILE Pusat

Gambar 2.1  Struktur Organisasi LPK SMILE Yogyakarta

Tugas dan wewenang :
1.	Ketua Yayasan
a.	Bertanggung jawab atas penyediaan dana untuk kelancaran kegiatan operasional
b.	 Membina dan memberikan wewenang secara langsung kepada bawahan
2.	Direktur
a.	Memimpin, mengatur, dan membawahi keempat kampus melalui manajer masing – masing
b.	Menangani urusan ekstern dengan instansi lain
c.	Mengkonsulidasikan LPK SMILE
3.	Manajer
a.	Bertanggung jawab atas kegiatan operasional pada kampusnya masing – masing
b.	Memimpin, mengatur, dan membawahi staff.
4.	Staff
Membantu manajer  dalam memantau sarana dan prasarana pendidikan serta mengatasi kendala – kendala yang ada

B.	Sistem Pengolahan Data Siswa
Sistem pengolahan data siswa di LPK SMILE Yogyakarta masih menggunakan metode manual. Hal ini dapat dilihat dari proses pembuatan laporan – laporan yang dikerjakan oleh bagian Front Office. Aliran data yang terdapat pada LPK SMILE dimulai dari pendaftaran siswa pada bagian Front Office dan selanjutnya digunakan sebagai input dalam pengolahan data siswa.
Adapun data – data yang berhubungan dengan siswa yang akan diolah meliputi biodata siswa, instruktur,   mata kuliah, nilai, program pilihan, program pilihan yang diambil siswa, dan pembayaran.
Proses data tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1.	Calon siswa mendaftar dengan mengisi formulir pada bagian front office, lalu membayar biaya pendaftaran disertai dengan kuitansi pembayaran.
2.	Formulir pendaftaran yang ada pada bagian front office akan dikumpulkan yang selanjutnya akan digunakan untuk menbuat laporan data siswa. Dengan demikian pemasukan data akan dilakukan setelah pengumpulan data.
3.	Proses selanjutnya setelah siswa memilih program pendidikan yang akan diambil, jadwal, dan mendapatkan instruktur  yang sudah ditetapkan, setelah itu siswa akan memperoleh proses pengajaran.
4.	Dalam waktu satu term, front office harus mampu menghasilkan sebuah laporan berupa keterangan siswa dalam satu kelas.
5.	Laporan selanjutnya yang harus dihasilkan oleh front office adalah laporan dalam satu periode yang menerangkan jumlah siswa dalam satu periode tersebut. Kemudian laporan tersebut akan digunakan oleh bagian pemasaran sebagai dasar pengambilan keputusan dalam melakukan kegiatan promosi.

Adapun proses data tersebut  dapat digambarkan sebagai berikut :

Calon Siswa

Calon Siswa

Pendaftaran

Calon Siswa

Pendaftaran

Front Office
Pengumpulan Data Siswa

	

Manajer
Mengatur Jadwal dan Instruktur

Front Office
Pembuatan Laporan

	

Direktur

Laporan

Bagian ADM

Bagian Keuangan

Bagian Pemasaran

Gambar 2.2  Proses Pengolahan Data Siswa

C.	Pengolahan Data Nilai Siswa
Pengolahan data nilai siswa di LPK SMILE yogyakarta dilakukan berdasarkan beberapa ketentuan.  Nilai siswa diperoleh dari Ujian Tengah   Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). Bobot nilai UTS adalah 40 %, sedangkan nilai UAS yang dilaksanakan pada akhir semester adalah 60 %.
Nilai dimasukkan oleh dosen pengajar (instruktur) berupa nilai angka yang akan diubah menjadi nilai huruf. Mata kuliah yang diberikan di LPK SMILE Yogyakarta adalah per paket. Siswa wajib mengambil mata kuliah yang ditawarkan menurut program pilihan masing – masing tanpa harus memilih  mata kuliah yang diinginkan.
Indeks Prestasi (IP) adalah nilai rata – rata yang merupakan satuan nilai akhir yang menggambarkan mutu seorang siswa dalam menyelesaikan rencana program studi yang diprogramnya. Indeks Prestasi ada 2 macam, yaitu Indeks Prestasi semester (IPS), dan Indeks Prestasi Kumulatif  (IPK).

D.	Pengolahan Data Pembayaran
Masalah keuangan adalah masalah yang sangat penting bagi suatu lembaga pendidikan, karena merupakan sarana untuk kelangsungan hidup suatu lembaga  pendidikan. Karena itu pengolahannya harus dilakukan dengan teliti dan hati – hati.
Biaya pendidikan yang akan dibayarkan oleh siswa selama mengikuti pendidikan di LPK SMILE Yogyakarta adalah :
1.	Biaya Sarana Pendidikan
Biaya sarana pendidikan ini dapat dibayar secara bertahap menurut jumlah angsuran yang telah ditetapkan oleh pihak lembaga, dengan angsuran pertama dibayarkan pada saat registrasi sejumlah yang telah ditetapkan dan sisanya dapat diangsur.
2.	Biaya Pendidikan (SPP)
Biaya ini dapat dibayarkan  tiap bulan atau sekaligus, sedangkan biaya praktikum dibayar pada bulan keempat atau waktu yang telah ditetapkan oleh pihak lembaga.
3.	Biaya Lain – Lain
Biaya lain ini dapat berupa biaya Ujian Negara, biaya denda jika siswa terlambat dalam pembayaran biaya pendidikan seperti ketentuan pembayaran yang telah ditetapkan oleh lembaga.