BAB 2
LANDASAN TEORI

2.1  Gambaran Umum Lokasi Penelitian
2.1.1  Sejarah Singkat BUANA MOTOR 
BUANA MOTOR Yogyakarta merupakan bengkel servis sepeda       motor, yang merupakan salah satu bengkel resmi cabang Honda AHASS. BUANA MOTOR beralamat di jalan Kusumanegara 176 Yogyakarta. Selain sebagai tempat servis sepeda motor, bengkel ini juga bergerak dalam bidang penjualan suku cadang Honda. BUANA MOTOR Yogyakarta didirikan pada tanggal 13 Mei 1996 di bawah kepemimpinan Ibu Maharani yang sekaligus sebagai pemilik bengkel. Tujuan didrikannya bengkel ini adalah untuk memenuhi kebutuhan dan kepentingan masyarakat akan perawatan sepeda motor, seperti servis berkala, servis karena kerusakan dan penggantian suku cadang.
Saat ini BUANA MOTOR memiliki 10 orang karyawan, dimana 8 orang sebagai karyawan mekanik dan 2 orang petugas di bagian administrasi. BUANA MOTOR melayani rata-rata lebih dari 10 pelanggan setiap harinya. Meskipun telah ditangani oleh 2 karyawan administrasi, tetapi dengan banyaknya jumlah pelanggan yang datang setiap harinya maka sistem manual dirasakan sangat menghambat proses pencatatan data dan transaksi serta proses menginformasikan data, yang menyebabkan tidak tercapainya efisiensi dan efektifitas kerja. Karena adanya permasalahan-permasalahan ini, maka dari pihak perusahaan merasakan perlu untuk membangun sistem komputerisasi untuk mengolah data dan menginformasikan data pada transaksi servis sepeda motor dan penjualan suku cadang.

2.1.2  Mekanisme Kerja Bengkel Servis BUANA MOTOR
Servis adalah jasa atau pelayanan, Semakin baik fasilitas dan pelayanan yang diberikan, diharapkan konsumen akan semakin meningkat. Untuk itu diperlukan pembenahan-pembenahan yaitu dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi merupakan suatu pilihan yang harus diterapkan untuk menangani masalah-masalah yang selama ini terrjadi pihak bengkel untuk merekap data servis perbulan maupun perperiode tertentu.
Sistem kerja pada bengkel BUANA MOTOR adalah melakukan servis motor khusus Honda sesuai dengan keinginan konsumen. 
a.   Administrasi Servis
Untuk pelayanan servis sepeda motor, setiap pelanggan atau umum datang ke bengkel dan memberitahukan keperluan servis yang diinginkan. Jenis servis yang dilayani berupa servis ringan, servis sedang (turun mesin separo), servis berat (turun mesin total), pengecatan, dan lain-lain. 
Petugas yang melayani akan mencatat identitas motor dan keperluan servis seperti yang diinginkan untuk diteruskan kepada mekanik. Pengerjaan servis akan dilakukan oleh mekanik yang sedang lowong pekerjaan berdasarkan catatan servis yang telah dibuat oleh petugas. Setelah mekanik menyelesaikan pekerjaannya, akan dilaporkan kepada bagian administrasi segala hal yang berhubungan dengan kegiatan servis termasuk pemakaian suku cadang. Untuk para pelanggan diberlakukan suatu kebijakan yaitu bila pelanggan telah melakukan suatu jenis servis yang sama selama 5 kali, maka servis yang kelima biaya servisnya gratis. Pelanggan hanya membayar pembelian suku cadang apabila saat servis yang kelima tersebut menggunakan suku cadang.
b.   Administrasi Penjualan Suku Cadang
Administrasi suku cadang yang berlaku sama seperti administrasi penjualan pada umumnya. Setiap terjadi penjualan akan dibuatkan nota yang berisi nomor nota, tanggal penjualan, dan nama pembeli atau pelanggan, beserta rincian item yang terjual. Administrasi penjualan terjadi bisa karena pelanggan melakukan servis sepeda motor atau hanya membeli suku cadang saja tanpa melakukan servis sepeda motor. Dengan adanya penjualan suku cadang, akan mengakibatkan berkurangnya stok untuk masing-masing item yang terjual. 

2.2  Konsep Tentang Sistem Informasi
2.2.1  Pengenalan Sistem Informasi
Pada dasarnya sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem. 
Menurut Barry E. Cushing, suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan, (Jogianto,1999). 

Elemen-elemen yang membentuk sistem yaitu:
a.	Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal) tujuan utama yang umum yaitu:
1.	untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen.
2.	untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan
3.	untuk mendukung kegiatan opersi perusahaan.
b.	Masukan
Masukan sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem yang selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Pada sistem informasi, masukan dapat berupa data transaksi
c.	Keluaran
Keluaran merupakan hasil dari pemprosesan. Keluaran biasa berupa suatu informasi dan cetakan laporan.
d.	Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau informasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya informasi dari produk. Proses dapat berupa meringkas data, melakukan perhitungan, mengurutkan data.
e.	Mekanisme pengendalian dan umpan balik
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan, informasi didapat dari sistem informasi.
Gordon B. Davis mengemukakan informasi adalah data yang telah diolah kedalam suatu bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan, (Jogianto,1999).
Dengan demikian maka informasi merupakan kebutuhan mendasar bagi yang membutuhkannya, dimana dengan adanya informasi maka suatu kegiatan dapat berjalan secara maksimal. Kualitas dari sistem informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
a.   Akurat
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b.  Tepat waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam mengambil keputusan
c.	Relevan 
Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Sistem informasi adalah sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan suatu informasi yang diperlukan sebuah organisasi.
Menurut Henry C. Lucas sistem informasi adalah suatu kegiatan –kegiatan prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informas untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam bidang organisasi, (Jogianto, 1999).
Jadi sangat jelas bahwa sistem informasi sangat dibutuhkan oleh sebuah organisasi sebagai penyedia informasi guna mengambil langkah yang strategis untuk kemajuan sebuah organisasi.

2.2.2  Desain Umum Model
a.  Diagram Arus Data (DAD)
Menurut Andri Kristanto (2003), Diagram Arus Data (DAD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan serta proses yang dikenakan pada data tersebut.
Beberapa simbol yang digunakan DAD antara lain:
1.	Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Gambar 2.1 Simbol Kesatuan luar
2.	Arus Data 
Arus data mengalir diantara proses, simpanan dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari program sistem.

Gambar 2.2 Simbol Arus Data
3.   Proses
Merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Gambar 2.3 Simbol Proses
4.   Simpanan Data 
Merupakan simpanan data yang dapat berupa file, arsip, tabel acuan manual, agenda, dll.

Gambar 2.4 Simbol simpanan

Terdapat 2 bentuk DAD (diagram arus data) yaitu:
-	Diagram Arus Data Fisik, yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF ini adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan, termasuk proses-proses manual.
-	Diagram Arus Data Logika, yaitu diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). DADL tidak menekan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan –kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. 
b.  Flowchart Sistem 
Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Sistem flowchart ini biasanya digunakan untuk menggambarkan prosedur-prosedur dalam sistem yang dibentuk.   
Simbol-simbol flowchart sistem antara lain:
      Simbol dokumen: menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik ataupun komputer.

Simbol keyboard : menunjukkan input yang menggunakan   on-line keyboard
Simbol proses: menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

Simbol Harddisk: menunjukkan input output menggunakan harddisk.

Simbol diskette: menunjukkan input output menggunakan disket.

Simbol garis : menunjukkan arus dari proses.

Gambar 2.5  Simbol-simbol Flowchart sistem

2.2.3  Database Management System (DBMS)
Database Management System adalah suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, memanipulasi, dan memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien. Keunggulan DBMS:
1.	Kepraktisan
2.	Kecepatan
3.	Mengurangi kejemuan
4.	Kekinian.

2.2.4 Basis Data
Basis data adalah merupakan komponen utama sistem informasi karena semua system informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basis data. Dan dengan basisdata dapat di ketahui bagaimana data didapat, diorganisir, diakses, dipelihara dan dikontrol pengelolaan basis data yang buruk dapat mengakibatkan ketersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
Menurut chou, basis data adalah sebagai kumpulan informasi bermanfaat yang diorganisasikan secara khusus, (Kadir, 1999). Sedangkan menurut Date, basis data dapat dianggap sebagai tempat sekumpulan berkas data terkomputerisasi dengan tujuannya adalah untuk memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersebut tersedia saat dibutuhkan, (kadir, 1999). 
Basis data dapat disimpulkan sebagai kumpulan data yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu bangunan data yang digunakakan untuk menginformasikan suatu perusahaan, instansi dan organisasi dalam batas tertentu.

2.2.5  Normalisasi
Menurut Kronke dalam buku Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data karanga Abdul Kadir, normalisasi adalah proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu kedalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah. 
a. Teknik Normalisasi 
Menurut Andri Kristanto (2003) dalam buku Perancangan Sistem Informasi dan aplikasinya dalam proses normalisasi ada beberapa istilah yang dipakai yaitu:
1.   Entity
Entity merupakan konsep informasi yang direkam, meliputi orang, kejadian dan tempat.
2.   Atribut atau field
Atribut merupakan sesuatu yang mewakili entity.
3.   Data value
Data value adalah aktual atau informasi yang disimpan pada setiap data elemen atau attribute.
4.   Record
Record adalah kumpulan attribute yang saling berkaitan satu dengan yang lain dan menginformasikan suatu entity secara lengkap.

5.	File 
File adalah kumpulan record yang mempunyai panjang attribute yang sama tetapi berbeda data valuenya.
6.   Database
Database adalah kumpulan file satu dengan file lainnya yang membentuk suatu informasi sistem secara keseluruhan.
Field kunci dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1.	Kunci Kandidat
Suatu atribut atau field yang mengidentifikasikan secara unik dari suatu kejadian yang sifatnya khusus dari suatu entity.
2.	Kunci Primer
Kunci kandidat yang dipilih untuk sebagai kunci utama untuk mengidentifikasikan suatu baris dalam tabel.
3.	Kunci Alternatif
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai kunci primer.
4.	Kunci Tamu
Kunci primer yang ditempatkan pada file lain dan biasanya menunjukkan dan melengkapi suatu hubungan antara file satu dengan file yang lainnya.
b. Tahap-tahap normalisasi 
Dalam proses normalisasi juga membutuhkan beberapa tahap sebelum nantinya akan diimplementasikan dalam program.

Tahap-tahap normalisasi antara lain: 
1.	Bentuk Tidak Normal (Unnormalize Form)
Bentuk tidak normal adalah suatu bentuk dimana semua data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu, bisa jadi data yang dikumpulkan akan tidak lengkap dan terjadi duplikasi data.
2.   Bentuk Normal Pertama ( 1 NF / First Normal Form)
Bentuk normal pertama merupakan suatu relasi yang jika hanya jika setiap atribut tunggal untuk setiap baris.
3.   Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form)
Bentuk normal kedua adalah suatu bentuk yang memenuhi syarat-syarat, yaitu:
-	Sudah memenuhi kriteria sebagai bentuk normal pertama.
-	Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer, artinya bahwa semua atribut bergantung kunci primer. Atribut bukan kunci adalah atribut yang tidak merupakan bagian kunci primer.
4.	Bentuk Normal Ketiga (3 NF/ Third Normal Form)
Bentuk normal ketiga adalah suatu bentuk yang sudah memenuhi syarat-syarat:
-	Relasi antar file sudah merupakan bentuk normal kedua.
-	Setiap atribut yang bukan kunci tidak memiliki dependensi transitiff terhadap kunci primer.

2.2.6  Rancangan Umum Masukan
Masukan (input) merupakan awal dari dimulainya proses pengolahan informasi. Data hasil transaksi servis sepeda motor dan penjualan suku cadang merupakan masukan untuk sistem informasi. Dari semua data yang sudah dipisahkan menjadi tabel-tabel maka dapat dibuat rancangan form untuk input data. Form merupakan suatu bentuk tampilan berupa jendela atau kotak dialog untuk menampilkan data dan sekaligus sebagai media untuk edit data.

2.2.7  Rancangan Umum Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari sistem informasi yang ada. Rancangan sistem keluaran berupa laporan-laporan untuk memberikan suatu informasi mengenai berbagai masalah yang akan berhubungan dengan rancangan sistem informasi. Untuk melihat hasil dari pengolahan data transaksi yang berbentuk laporan maka diperlukan report. Sedangkan report merupakan bentuk laporan yang digunakan untuk menampilkan data atau ringkasan data dalam bentuk dokumen cetak.

2.2.8	Multiuser System   
Multiuser system  dirancang supaya  beberapa pemakai pada waktu yang bersamaan dapat menggunakan program komputer secara serentak. Multiuser system menggunakan teknik time-sharing, yaitu CPU akan membagi waktunya secara bergiliran untuk mengerjakan beberapa pekerjaan dari beberapa pemakai pada saat yang sama. Pada sistem ini, memori internal komputer juga dibagi-bagi untuk semua pemakai yang sedang menggunakan sistem. Demikian juga dengan sumber-sumber daya lainnya dari sistem ini dapat juga digunakan bersama-sama oleh semua pemakai sistem. 

disk

Gambar 2.6  multiuser system
Secara umum pembuatan perangkat lunak aplikasi yang dikembangkan dengan Visual Basic dirancang untuk pemakai tunggal pada komputer yang berdiri sendiri (stand alone). Tetapi saat ini pergeseran pemakaian database sudah banyak berubah yaitu kebanyakan pemakaian database harus ditulis untuk lingkungan network dimana banyak pemakai akan membaca, memodifikasi, menghapus dan menambah data pada database. Bentuk aplikasi database semacam ini disebut dengan aplikasi database multi user.
Aplikasi database multi user adalah aplikasi database dimana databasenya dapat dipergunakan oleh beberapa program aplikasi yang sama pada beberapa komputer yang berlainan secara bersamaan. Tentu saja aplikasi database multi user ini harus dijalankan di dalam suatu jaringan komputer, agar databasenya dapat dipergunakan secara bersamaan oleh program aplikasinya di beberapa komputer yang berlainan. Adanya karakteristik yang berbeda dengan aplikasi database single user menyebabkan aplikasi database multi user memerlukan teknik pemrograman yang khusus.
Ada beberapa pertimbangan utama yang diperlukan dalam mengelola program multi user, yaitu :
-	Pemakaian database
-	Keamananan database
-	Pembaruan database
-	Penguncian database
-	Kinerja aplikasi
a.	Mengontrol Akses Pemakaian Database
Pemakaian database oleh banyak pemakai dari beberapa komputer seringkali menimbulkan suatu permasalahan tersendiri, salah satunya adalah “Bagaimana cara mengakses database yang ada di komputer lain?”. Permasalahan ini dapat diatasi dengan proses Share dan Mapping Directory pada lokasi database.
Secara umum batas larangan yang ditempatkan pada pemakaian database adalah membukanya secara eksklusif. Hal ini untuk mencegah pemakai atau program lain untuk mengakses suatu informasi pada suatu database ketika file tersebut sedang digunakan. Namun perlu untuk diperhatikan bahwa metode ini sangat membatasi, oleh sebab itu metode ini harus digunakan dalam operasi yang mempengaruhi seluruh database.
b.	Penguncian Data
Salah satu bentuk penguncian database adalah mengolah pemakai atau program lain yang mengakses tabel yang sedang digunakan. Proses penguncian semacam ini harus diatur sedemikian rupa yaitu apakah pengunciannya untuk suatu file database, satu tabel, satu record atau bahkan per item data.
Pengaturan penggunaan database Microsoft Access untuk pemakaian lebih dari satu user yang banyak diterapkan adalah skema penguncian database (database locking schema) yang terdiri dari tiga level yaitu :
1)	Database Locking
Pada level ini hanya diijinkan penggunaan database oleh seorang user saja pada setiap saat. Locking jenis ini baik dilakukan jika program aplikasi akan mempergunakan object database Microsoft Access yang saling berelasi (seperti tabel, query, index dan relasi) pada waktu yang bersamaan.
2)	Table Locking
Pada level ini hanya diijinkan penggunaan tabel oleh seorang user saja pada setiap saat. Locking ini baik dilakukan jika program aplikasi akan menggunakan beberapa record dalam sebuah tabel.
3)	Page Locking
Pada level ini hanya diijinkan penggunaan sekelompok record di dalam tabel oleh seorang user saja pada setiap saat. Level ini merupakan level renedah dan ditangani secara otomatis Microsoft Jet Database Engine.

2.2.9  Microsoft Visual Basic 6.0
Beberapa aplikasi (project) MS-Visual Basic 6.0:
a.	Form : Window/jendela dimana akan digunakan untuk user interface atau tampilan
b.	Kontrol/Control : Tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan pemakai (text box, label, scroll bar, command button, dll).
c.	Properties : Nilai/karakteristik yang dimiliki oleh sebuah objek Visual Basic. Contoh : Name, Size, Color, Position dan Text. Visual Basic menerapkan properti default/standar. Properti dapat dirubah saat mendesain program atau run time/ketika program dijalankan.
d.	Metode/Methods : Serangkaian perintah yang sudah tersedia pada suatu objek yang dapat diminta untuk mengerjakan tugas khusus.
e.	Prosedur Kejadian/Event Procedure : Kode yang berhubungan dengan suatu objek. Kode ini akan dieksekusi ketika ada respon dari pemakai berupa event tertentu.
f.	Prosedur Umum/General Procedure : Kode yang tak berhubungan dengan suatu objek. Kode ini harus diminta oleh aplikasi.
g.	Modul/Module : Kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel dan definisi konstanta yang digunakan aplikasi

Jendela Properties

Jendela Project

Menu Bar

Toolbar 
Standar

Toolbox (kontrol yang digunakan dalam program)

Jendela Form (untuk interface atau latar belakang aplikasi)

Gambar 2.7  Tampilan Jendela Visual Basic 6.0

2.2.10  Microsoft Acces
Alternatif lain untuk menciptakan database adalah dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access. Microsoft acces merupakan paket software database relasional yang memudahkan penggunanaya dalam membuat dan mengelola database yang kompleks. Untuk keperluan tersebut, maka jalankan atau panggil aplikasi Microsoft Access yang merupakan kelompok Microsoft Office. Saat dipanggil pertama kali, akan ditampilkan layar untuk proses pemuatan database. Klik Blank Database pada bagian New yang terletak di sebelah kanan layar. Setelah itu akan ditampilkan kotak dialog untuk memberi nama file database yang akan dibuat.

Objek-objek dalam acces antara lain:
a.	Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database.
b.	Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.
c.	Form, digunakan untuk memasukkan, mengedit dan melihat data dalam tabel satu record saja. 
d.	Report, digunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data dan meringkas informasi database dalam suatu format khusus yang sesuai untuk percetakan.
e.	Pages, digunakan untuk membuat halaman web (page) berupa data acces page yang dapat ditempatkan di server sistem jaringan internet atau intranet.
f.	Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering digunakan dalam mengolah data.
g.	Modulus, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan. Module ini berisi kode Visual Basic For Aplication yang ditulis untuk menangani event (peristiwa) dalam acces.